Compliance, die auf dem Logistikhof ankommt
Wie unangekündigte Audits die praktische Umsetzung von Werkverträgen verbessern und Compliance im gesamten Subunternehmernetzwerk stärken.
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Compliance in der Logistik entscheidet sich nicht allein am Schreibtisch. Entscheidend ist, was tatsächlich auf dem Logistikhof passiert.
Werden vereinbarte Werkleistungen tatsächlich eigenständig erbracht? Sind Verantwortlichkeiten zwischen Auftraggeberin und Subunternehmerinnen klar getrennt? Entsprechen Arbeitsbedingungen und betriebliche Abläufe den vereinbarten und gesetzlichen Anforderungen? Und wie sehen die Unterkünfte aus, die Beschäftigten im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit zur Verfügung gestellt werden?
Für eine Mandantin aus der Logistikbranche hat adverit deshalb ein kontinuierliches, praxisorientiertes Auditprogramm etabliert.
Die Ausgangssituation
Die Mandantin arbeitet an verschiedenen Logistikstandorten mit Subunternehmerinnen auf Grundlage von Werkverträgen zusammen.
Eine rein dokumentenbasierte Prüfung war für die Beurteilung der tatsächlichen Compliance-Situation nicht ausreichend. Verträge, Richtlinien und Nachweise können einen formal ordnungsgemäßen Zustand dokumentieren – sie zeigen jedoch nur eingeschränkt, wie die Zusammenarbeit auf dem Logistikhof tatsächlich gelebt wird.
Gemeinsam mit der Mandantin wurde deshalb ein Auditansatz entwickelt, bei dem die praktische Umsetzung der vereinbarten Strukturen unmittelbar vor Ort überprüft wird.
Unangekündigt. Vor Ort. Praxisnah.
Jeden Monat wurde unangekündigt ein Standort und eine dort tätige Subunternehmerin auditiert.
Im Mittelpunkt stand die tatsächliche Umsetzung der Werkvertragsstrukturen im operativen Betrieb. Ergänzend wurden relevante Arbeitsbedingungen, organisatorische Abläufe und – soweit vorhanden – die den Beschäftigten zur Verfügung gestellten Werkunterkünfte in die Prüfung einbezogen.
Damit entstand ein realistisches Bild der Situation vor Ort.
Die unangekündigte Durchführung war dabei ein wesentlicher Bestandteil des Auditkonzepts. Geprüft wurde nicht ein eigens für einen angekündigten Audittermin vorbereiteter Zustand, sondern der tatsächliche betriebliche Alltag.
Ein Audit verändert mehr als einen Standort
Mit zunehmender Dauer des Auditprogramms zeigte sich ein Effekt, der weit über die jeweils geprüfte Subunternehmerin hinausging.
Innerhalb des Subunternehmernetzwerks wurde bekannt, dass adverit regelmäßig und unangekündigt Prüfungen durchführt. Welche Subunternehmerin oder welcher Standort als Nächstes geprüft werden würde, war nicht vorhersehbar.
Damit veränderte sich die Wahrnehmung von Compliance.
Die Möglichkeit einer unangekündigten Prüfung führte dazu, dass sich auch bislang nicht auditierte Subunternehmerinnen intensiver mit der Einhaltung der vereinbarten und gesetzlichen Anforderungen auseinandersetzten.
Compliance wurde nicht mehr nur punktuell für einen bekannten Audittermin vorbereitet. Sie musste dauerhaft funktionieren.
Aus Kontrollen wird kontinuierliche Verbesserung
Die regelmäßigen Audits ermöglichten es gleichzeitig, wiederkehrende Schwachstellen und Verbesserungspotenziale systematisch zu erkennen.
Feststellungen aus den Prüfungen konnten ausgewertet, Maßnahmen nachverfolgt und Erkenntnisse für weitere Standorte genutzt werden. Dadurch entwickelte sich das Auditprogramm von einer reinen Kontrollfunktion zu einem Instrument der kontinuierlichen Verbesserung.
Über die Zeit entstand so ein höheres Bewusstsein für Compliance auf den Logistikhöfen der Mandantin und innerhalb des beteiligten Subunternehmernetzwerks.
Compliance schützt auch den Betrieb
Ein funktionierendes Compliance-System reduziert nicht nur rechtliche Risiken. Es trägt auch zur betrieblichen Stabilität bei.
Prüfungen durch Zoll- und andere zuständige Behörden können erhebliche Ressourcen binden und operative Abläufe beeinträchtigen. Je transparenter Vertragsstrukturen, Verantwortlichkeiten und tatsächliche Abläufe organisiert und dokumentiert sind, desto besser kann ein Unternehmen auf behördliche Prüfungen vorbereitet sein.
Das kontinuierliche Auditprogramm trägt deshalb dazu bei, mögliche Abweichungen frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Gleichzeitig verbessert es die Fähigkeit der Mandantin, relevante Sachverhalte im Prüfungsfall nachvollziehbar darzustellen und erforderliche Nachweise strukturiert bereitzustellen.
Damit kann das Risiko unnötiger Verzögerungen und vermeidbarer Beeinträchtigungen des laufenden Betriebs reduziert werden.
Das Ergebnis
Aus monatlichen Einzelprüfungen ist ein präventives Compliance-Instrument für das gesamte Subunternehmernetzwerk entstanden.
Die unangekündigten Audits schaffen eine dauerhafte Erwartung, dass die praktische Umsetzung von Werkverträgen jederzeit überprüft werden kann. Subunternehmerinnen beschäftigen sich dadurch kontinuierlicher mit ihren Compliance-Anforderungen, festgestellte Schwachstellen werden sichtbar und Verbesserungen können systematisch nachverfolgt werden.
Für die Mandantin bedeutet dies mehr Transparenz über ihre Logistikstandorte, eine kontinuierliche Verbesserung der Compliance-Strukturen und eine bessere Vorbereitung auf mögliche behördliche Prüfungen.
- Jeden Monat ein Standort und eine Subunternehmerin unangekündigt auditiert
- Präventiver Effekt auf das gesamte Subunternehmernetzwerk
- Bessere Vorbereitung auf behördliche Prüfungen
Unser AnsatzCompliance muss nicht nur dokumentiert sein. Sie muss dort funktionieren, wo die Leistung tatsächlich erbracht wird – auf dem Logistikhof.
Wie sicher sind Ihre Werkverträge in der Praxis?
Wir prüfen dort, wo die Leistung erbracht wird – unangekündigt, vor Ort und praxisnah.
