Wenn aus Auffälligkeiten Erkenntnisse werden
Wie Financial Process Mining doppelte Zahlungen, ungewöhnliche Buchungsmuster und Schwachstellen in Finanzprozessen sichtbar macht.
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Finanzprozesse hinterlassen Spuren. Jede Rechnung, jede Zahlung, jede manuelle Buchung und jede Freigabe erzeugt Daten. Die entscheidende Frage ist, ob diese Daten lediglich verarbeitet werden – oder ob sie genutzt werden, um zu verstehen, wie Finanzprozesse tatsächlich funktionieren.
Bei einem unserer Mandate lagen bereits Hinweise auf Schwachstellen in den Finanzprozessen vor. Einzelne Mängel waren auch im Rahmen der Abschlussprüfung thematisiert worden. Die tatsächlichen Ursachen, betroffenen Transaktionen und zugrunde liegenden Prozessmuster ließen sich daraus jedoch nur eingeschränkt erkennen.
Mit Financial Process Mining haben wir die vorhandenen Finanzdaten deshalb aus einer anderen Perspektive betrachtet.
Die Ausgangssituation
Das Unternehmen verfügte über etablierte Buchhaltungs-, Zahlungs- und Freigabeprozesse. Gleichzeitig bestanden Fragen hinsichtlich der tatsächlichen Wirksamkeit einzelner Kontrollen.
Wo werden vorgesehene Freigabeprozesse umgangen? Gibt es ungewöhnliche manuelle Buchungen? Lassen sich Auffälligkeiten bestimmten Zeitpunkten, Konten oder Buchungsmustern zuordnen? Und funktionieren die definierten Prozesse tatsächlich so, wie sie vorgesehen sind?
Eine klassische Stichprobenprüfung kann solche Fragen nur für einen begrenzten Ausschnitt beantworten.
Unser Ansatz war deshalb ein anderer: Wir wollten die vorhandenen Daten nutzen, um die tatsächlichen Abläufe sichtbar zu machen.
Von der Stichprobe zur Datenanalyse
Im Rahmen des Financial Process Mining wurden alle vorhandenen Buchungs- und Transaktionsdaten strukturiert analysiert und miteinander in Beziehung gesetzt. Kompromisslos: 100% der Population wurden geprüft.
Dabei konnten unter anderem doppelt gezahlte Rechnungen identifiziert und aufgeklärt werden. Der unmittelbare finanzielle Effekt war jedoch nur ein Teil des Ergebnisses.
Besonders aufschlussreich war die Analyse der Manual Journal Entries. Wiederkehrende Buchungsmuster, ungewöhnliche Konstellationen und Abweichungen von erwarteten Abläufen wurden sichtbar und konnten gezielt untersucht werden.
Damit wurde aus einzelnen Buchungssätzen ein nachvollziehbares Bild darüber, wie Finanzprozesse tatsächlich gelebt werden.
Kontrolllücken werden sichtbar
Die Analyse zeigte außerdem, an welchen Stellen vorgesehene Freigabe- und Kontrollmechanismen nicht durchgängig wirkten.
Anstatt lediglich festzustellen, dass ein Prozess Verbesserungspotenzial aufweist, konnten konkrete Prozessschritte und Transaktionen identifiziert werden, bei denen Kontrollen fehlten, umgangen wurden oder nicht die erwartete Wirkung entfalteten.
Das veränderte auch die Diskussion über die festgestellten Mängel.
Sachverhalte, die zuvor nur allgemein beschrieben werden konnten, ließen sich anhand konkreter Daten, Buchungsmuster und Prozessabläufe transparent darstellen. Aus abstrakten Feststellungen wurden nachvollziehbare Zusammenhänge.
Daten schaffen eine gemeinsame Faktenbasis
Financial Process Mining verbindet dabei Finanzdaten, Prozesse und das Interne Kontrollsystem.
Für Finance und Accounting entsteht Transparenz über tatsächliche Buchungs- und Zahlungsabläufe. Das Management erhält eine belastbarere Grundlage für Entscheidungen über Prozessverbesserungen. Interne Revision und Compliance können ihre Prüfungen gezielter auf auffällige Bereiche ausrichten.
Gleichzeitig können Hinweise aus Abschlussprüfungen oder internen Kontrollen wesentlich präziser untersucht werden.
Die Diskussion verändert sich dadurch von der Frage „Haben wir möglicherweise ein Problem?“ hin zu den wesentlich konkreteren Fragen: „Wo tritt es auf, warum tritt es auf und welche Transaktionen sind betroffen?“
Vom Finding zur Verbesserung
Der eigentliche Mehrwert entsteht deshalb nicht allein durch das Aufdecken einzelner Auffälligkeiten.
Die Erkenntnisse aus der Datenanalyse ermöglichen es, Freigabeprozesse gezielt weiterzuentwickeln, Kontrollen dort zu verstärken, wo sie tatsächlich benötigt werden, und unnötige Kontrollschritte an anderer Stelle kritisch zu hinterfragen.
Financial Process Mining wird damit zu einem Instrument für ein datenbasiertes Internes Kontrollsystem.
Statt Kontrollen ausschließlich auf dokumentierte Prozesse und Stichproben zu stützen, kann ihre tatsächliche Wirksamkeit anhand realer Transaktionsdaten betrachtet werden.
Das Ergebnis
Doppelt gezahlte Rechnungen wurden aufgeklärt. Auffällige Muster innerhalb der Manual Journal Entries wurden transparent. Lücken in Freigabeprozessen konnten konkreten Abläufen zugeordnet werden. Und zuvor allgemein beschriebene Schwachstellen wurden anhand tatsächlicher Finanzdaten nachvollziehbar und adressierbar.
Für das Unternehmen entstand damit weit mehr als eine zusätzliche Prüfung.
Es entstand Transparenz darüber, wie die eigenen Finanzprozesse tatsächlich funktionieren – und eine belastbare Grundlage, um Kontrollen dort zu verbessern, wo sie den größten Nutzen entfalten.
- Doppelt gezahlte Rechnungen identifiziert und aufgeklärt
- Auffällige Muster in Manual Journal Entries transparent gemacht
- Lücken in Freigabeprozessen konkreten Abläufen zugeordnet
Unser AnsatzFinancial Process Mining macht aus Finanzdaten Erkenntnisse – und aus abstrakten Feststellungen konkrete Ansatzpunkte für ein wirksameres Internes Kontrollsystem.
Was verraten Ihre Finanzdaten?
Wir analysieren Ihre Buchungs- und Zahlungsdaten vollständig – und machen sichtbar, wo Kontrollen wirken und wo nicht.
