Wenn Zahlen plötzlich Fragen aufwerfen

Unstimmigkeiten innerhalb der Finanzdaten hatten Zweifel an der Verlässlichkeit einzelner Buchungs- und Abstimmungsprozesse entstehen lassen.

Gleichzeitig ließ sich anhand der vorhandenen Informationen zunächst nicht erkennen, ob einzelne Fehler oder strukturelle Probleme vorlagen und über welchen Zeitraum sich mögliche Abweichungen entwickelt hatten.

Hinzu kam eine weitere Frage: Falls sich die Differenzen nicht vollständig durch Buchungs- oder Prozessfehler erklären ließen – gab es Anhaltspunkte dafür, dass sich eine beteiligte Person möglicherweise persönlich bereichert hatte?

adverit wurde mit einer unabhängigen Sonderuntersuchung beauftragt.

Den Sachverhalt aus unterschiedlichen Perspektiven untersuchen

Bei Verdacht auf eine mögliche dolose Handlung reicht es nicht aus, ausschließlich einzelne Buchungssätze zu betrachten.

Wir haben deshalb unterschiedliche Prüfungshandlungen miteinander verbunden.

Finanzdaten, Buchungen, Kontenbewegungen, Zahlungsströme und Belege wurden analysiert. Auffällige Geschäftsvorfälle wurden zeitlich eingeordnet und Buchungswege rekonstruiert. Dokumentierte Prozesse wurden mit den tatsächlich vorgefundenen Abläufen verglichen und Kontroll- und Freigabeschritte hinterfragt.

Gleichzeitig wurde die Rolle der betreffenden Person in die Untersuchung einbezogen.

Dabei wurde betrachtet, auf welche Prozesse und Informationen die Person Zugriff hatte, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten ihr übertragen waren und an welchen Stellen Abhängigkeiten oder fehlende Funktionstrennungen bestanden.

Die Untersuchung beschränkte sich jedoch nicht auf die internen Unternehmensdaten.

Auch das Umfeld kann Teil des Gesamtbildes sein

Im Rahmen einer solchen Untersuchung können – unter Beachtung der rechtlichen Grenzen – auch öffentlich zugängliche Informationen relevant sein.

Deshalb wurde geprüft, ob sich aus öffentlich verfügbaren Quellen zusätzliche Erkenntnisse zur wirtschaftlichen Tätigkeit und zum geschäftlichen Umfeld der betreffenden Person gewinnen ließen.

Dabei interessierte beispielsweise, ob weiterhin geschäftliche Aktivitäten bestanden, welche wirtschaftlichen Verbindungen öffentlich erkennbar waren und ob sich weitere Informationen ergaben, die für die Einordnung des untersuchten Sachverhalts relevant sein konnten.

Auch äußerlich erkennbare Vermögensindikatoren können Anlass für weitere Fragen geben. Dazu können beispielsweise öffentlich erkennbare Hinweise auf Fahrzeuge oder andere Vermögensgegenstände gehören.

Solche Informationen sind für sich genommen kein Nachweis einer dolosen Handlung.

Sie können jedoch Bestandteil eines Gesamtbildes sein und dazu beitragen, weitere Prüfungshandlungen gezielt auszurichten oder bestehende Hypothesen kritisch zu hinterfragen.

Keine Vorverurteilung – sondern Hypothesen

Gerade diese Trennung war für unsere Untersuchung entscheidend.

Ein hochwertiges Fahrzeug beweist keine Veruntreuung. Eine unternehmerische Tätigkeit außerhalb des geprüften Unternehmens ist zunächst kein Fehlverhalten. Ebenso wenig ist eine ungewöhnliche Buchung automatisch eine Manipulation.

Forensisch geprägte Revision bedeutet deshalb nicht, möglichst viele belastende Indizien zu sammeln.

Sie bedeutet, unterschiedliche Hypothesen aufzustellen und anhand verfügbarer Informationen systematisch zu überprüfen.

Erst verstehen. Dann bewerten.

Aus einer Differenz werden einzelne Sachverhalte

Die finanzielle Gesamtabweichung wurde Schritt für Schritt zerlegt.

Buchungen wurden Zeiträumen und Geschäftsvorfällen zugeordnet, Zahlungsströme nachvollzogen, ungewöhnliche Konstellationen identifiziert und vorhandene Dokumentationen mit den tatsächlichen Transaktionen abgeglichen.

Dadurch konnte zunehmend differenziert werden, welche Auffälligkeiten durch Buchungs- oder Abstimmungsfehler erklärbar waren, wo Prozessschwächen bestanden und welche Vorgänge einer weitergehenden Untersuchung bedurften.

Aus einer abstrakten finanziellen Differenz entstand ein strukturiertes Bild einzelner Sachverhalte.

Und dann kommt die entscheidende Frage: Wie konnte das passieren?

Eine Sonderuntersuchung sollte nicht bei der Rekonstruktion der Vergangenheit enden.

Deshalb betrachteten wir auch das Interne Kontrollsystem.

Wie stark war das Unternehmen von einzelnen Personen abhängig? Waren operative Tätigkeit und Kontrolle ausreichend voneinander getrennt? Wurden Konten regelmäßig abgestimmt? Waren Freigaben nachvollziehbar? Hätte eine unabhängige Kontrolle ungewöhnliche Entwicklungen früher erkennen können?

Damit verschob sich die Perspektive.

Neben der Frage „Was ist passiert?“ trat die für die zukünftige Unternehmenssteuerung ebenso wichtige Frage:

„Welche Kontrollen hätten verhindern oder früher erkennen können, dass diese Situation überhaupt entsteht?“